Privacy Beleid
Harmonie Concordia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.
In ons Privacy beleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonie Concordia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Harmonie Concordia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Ledenadministratie;
- Contributieheffing;
- Informatieverstrekking;
- Uitnodigingen bijeenkomsten;
- Eenmalige lijsten ten behoeve van projecten en concertreizen;
- Werklijsten en contactlijsten;
- Het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.
De grondslag voor het verwerken persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van het lid vragen:
- Naam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- Land
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel);
- E-mailadres;
- Geboortedatum.
Deze persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode voor de duur van het lidmaatschap. Daarna maximaal 7 jaar uitsluitend voor de financiële administratie.
De dagelijks bestuursleden (DB) staan als gevolg van hun benoeming met hun naam en functie gemeld op de website van Harmonie Concordia.
Verwerking van persoonsgegevens van muziekleerlingen
Persoonsgegevens van muziekleerlingen worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Leerlingenadministratie;
- Lesgeldheffing;
- Informatieverstrekking;
- Uitnodigingen bijeenkomsten;
- Het uitvoering geven aan de leerling overeenkomst.
De grondslag voor het verwerken de persoonsgegevens is de leerling overeenkomst. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van de leerling vragen:
- Naam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- Land
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel);
- E-mailadres;
- Geboortedatum;
- E-mailadres ouders.
Deze persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode voor de duur van de lesperiode. Daarna maximaal 7 jaar uitsluitend voor de financiële administratie.
Verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de Instrument administratie
Persoonsgegevens van leden en leerlingen worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Instrumentadministratie.
De grondslagen voor deze persoonsgegevens zijn de lidmaatschapsovereenkomst en de leerling overeenkomst. Voor de bovenstaande doelstelling kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens registreren:
- Naam;
- (Interne) instrumentcode
- Instrument informatie (merk, model, type, bouwjaar, datum gekocht, serie nummer, eigen instrument, etc.).
Deze gegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode voor de duur van lesperiode en/of de lidmaatschapsovereenkomst.
Indien een lid of leerling een eigen instrument gebruikt, dan kan op verzoek van het lid of leerling de instrument informatie worden geregistreerd onder vermelding van eigen instrument.
Verwerking van persoonsgegevens van gastleden
Persoonsgegevens van gastleden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Informatieverstrekking;
- Eenmalige lijsten ten behoeve van projecten en concertreizen.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is de aanmelding als deelnemer aan een project of een concertreis. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van het gastlid vragen:
- Naam;
- Adres;
- Postcode en woonplaats;
- Land
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel);
- E-mailadres;
- Geboortedatum
- Instrument informatie
De persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot maximaal 1 maand na afloop van het project of reis.
Aanvulling eenmalige lijsten tbv Projecten en Reizen
Ten behoeve van projecten en reizen kunnen eenmalige lijsten worden samengesteld ten behoeve van de van de project- of reiscommissie (zie verwerking van persoonsgegeven van leden en van gastleden). Indien gewenst kunnen leden dieet voorkeuren en relevante gezondheidszaken doorgeven zodat de commissie hiermee rekening kan houden.
- Dieetwensen;
- Gezondheidspunten.
Doormiddel van het verstrekken van deze gegevens geeft het (gast)lid toestemming om dit ten behoeve van het (gast)lid te gebruiken. Deze extra informatie is onderdeel van de eenmalige lijst. De eenmalige lijst wordt binnen 1 maand na afloop van het project of reis vernietigd.
Verwerking van persoonsgegevens van Donateurs (‘Concordia familie’)
Persoonsgegevens van donateurs (‘Concordia familie) worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Het informeren d.m.v. nieuwsuitingen.
- Aanschrijven voor een donatie
- Administreren van donateurs rechten (o.a. ontvangen van Familie contacten)
De grondslag voor deze persoonsgegevens is de aanmelding als donateur (‘Concordia familie’). Voor de bovenstaande doelstellingen kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van een donateur vragen:
- Naam;
- Straat;
- Postcode en woonplaats;
- Land;
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel);
- Email adres.
De persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode dat een donateur is aangemeld als ‘familielid’.
Verwerking van persoonsgegevens van de professionele leden
Leden van Harmonie Concordia die professioneel met muziek bezig zijn kunnen als zodanig op de website van de harmonie worden gemeld. Persoonsgegevens van professional leden worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Vermelden op de website;
- Administratie van de professionele leden.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is de aanmelding tot vermelding op de website.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van het professionele lid vragen:
- Naam;
- Foto;
- Instrument;
- Werkplek.
De persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking zolang er sprake is van een lidmaatschap en het lid zijn goedkeuring heeft gegeven tot vermelding.
Verwerking van persoonsgegevens van dirigenten en muziekleraren
Persoonsgegevens van dirigenten en muziekleraren worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- Betalingen;
- Correspondentie.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is het contract als dirigent en/of muziekleraar. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Harmonie Concordia de volgende persoonsgegevens van de dirigent of leraar vragen:
- Naam;
- Straat;
- Postcode en woonplaats;
- Land;
- Telefoonnummer (vast en/of mobiel);
- Email adres;
- Kopie ID;
- BSN.
Uw persoonsgegevens worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de looptijd van het contract. Daarna maximaal 7 jaar uitsluitend voor de financiële administratie.
Op basis van het contract wordt de naam van de dirigent gemeld op de website van de harmonie. Indien gewenst kan achtergrondinformatie van de dirigent worden geplaatst op de website van de harmonie.
Foto’s en video’s op Website, Facebook en Youtube
Harmonie Concordia heeft een eigen website, facebook site en youtube kanaal waarop verslag wordt gedaan van activiteiten door middel van woord, foto’s en video’s. Hierbij wordt continue een afweging gemaakt tussen het privacybelang van betrokkenen en de nieuwswaarde (gerechtvaardigd belang voor de vereniging).
Verwerking van videobeelden agv. camerabewaking
Harmonie concordia heeft in aanvulling op de alarminstallatie in haar repetitie gebouw een camera bewakingssysteem. Videobeelden van bezoekers van het gebouw en binnenplaats worden door Harmonie Concordia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- Registratie van bezoekers
De grondslag voor deze registratie is de bescherming van eigendommen van harmonie Concordia en van bezoekers van haar gebouwen.
De videobeelden worden door Harmonie Concordia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking en na 1 week verwijderd.
Gegevensverstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kan Harmonie Concordia aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Gegevens worden aan de volgende partijen verstrekt:
• Als gevolg van het lidmaatschap van de Limburgse Bond voor Muziekgezelschappen worden ledenlijsten doorgegeven aan de muziekbond;
• Ten behoeve van subsidies worden ledenlijsten en leerling lijsten doorgegeven aan gemeente Roerdalen;
• Voor de verzekering van de instrumenten wordt een lijst met instrumenten (zonder naam, maar wel met instrument informatie) aan de verzekeraar verstrekt;
• De bestuursleden worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel;
• Indien noodzakelijk kan een eenmalige lijst worden verstrekt aan een 3de partij als gevolg van de organisaties van een project of concertreis.
Verder gebruikt Harmonie Concordia 3de partijen voor:
• Het leveren van de website van harmonie Concordia;
• Het leveren van de online (financiële) administratie;
• Het leveren van de facebook site van harmonie Concordia;
• Het leveren van het YouTube kanaal van harmonie Concordia.
Harmonie Concordia zal nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee zij geen verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Daar waar persoonsgegevens worden verwerkt op basis van goedkeuring van betrokkenen verwerken wij enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Harmonie Concordia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Harmonie Concordia heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Harmonie Concordia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- Onze leden die de persoonsgegevens verwerken zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
- Persoonsgegevens worden alleen opgeslagen op computers met een up-to-date besturingssysteem en beveiligingssoftware;
- Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging;
- Bestuurs- en commissieleden zijn geïnstrueerd over het onderwerp privacybescherming door het verstrekken en verduidelijken van dit Privacy beleid.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
Secretaris a.i. Harmonie Concordia
Jos Vervuurt
Oranjelaan 11
6074 AT Melick
06 54 26 17 48
Email: post@concordiamelick.nl