Privacy Beleid | Harmonie Concordia Melick

Privacybeleid Harmonie Concordia Melick

1. Inleiding

Harmonie Concordia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij op een heldere en transparante manier uit hoe wij met uw gegevens omgaan.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en verwerken persoonsgegevens zorgvuldig. Daarbij houden wij ons aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent dat wij:

Persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de doeleinden die in dit privacybeleid zijn beschreven.
Niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is.
Om uw uitdrukkelijke toestemming vragen wanneer dat nodig is.
Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw gegevens te beveiligen.
Persoonsgegevens alleen met derden delen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of wanneer dit wettelijk is toegestaan.
Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens respecteren.

Harmonie Concordia is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van uw relatie met Harmonie Concordia. Hieronder lichten wij dit per doelgroep toe.

2.1 Leden

Wij verwerken persoonsgegevens van onze leden voor:

De ledenadministratie en contributieheffing.
Het verstrekken van informatie en het versturen van uitnodigingen.
Het opstellen van contactlijsten en werklijsten.
De organisatie van projecten en concertreizen.
De uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het doel kunnen wij de volgende gegevens registreren:

Naam.
Adres, postcode en woonplaats.
Land.
Telefoonnummer (vast en/of mobiel).
E-mailadres.
Geboortedatum.

De grondslag voor deze verwerking is de lidmaatschapsovereenkomst.

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens gedurende het lidmaatschap. Na beëindiging bewaren wij ze maximaal zeven jaar, uitsluitend voor de financiële administratie.

De namen en functies van de dagelijks bestuursleden worden op de website van Harmonie Concordia vermeld.

2.2 Muziekleerlingen

Van onze muziekleerlingen verwerken wij persoonsgegevens voor:

De leerlingenadministratie en lesgeldheffing.
Het verstrekken van informatie en het versturen van uitnodigingen.
De uitvoering van de leerlingovereenkomst.

Welke gegevens verwerken wij?

Naam.
Adres, postcode en woonplaats.
Land.
Telefoonnummer (vast en/of mobiel).
E-mailadres van de leerling.
Geboortedatum.
E-mailadres van de ouders.

De grondslag voor deze verwerking is de leerlingovereenkomst.

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens gedurende de lesperiode. Daarna bewaren wij ze maximaal zeven jaar, uitsluitend voor de financiële administratie.

2.3 Instrumentenadministratie

Voor het beheer van muziekinstrumenten verwerken wij gegevens van leden en leerlingen.

Het gaat hierbij om:

Naam.
Interne instrumentcode.
Instrumentgegevens, zoals merk, model, type, bouwjaar, aankoopdatum en serienummer.
De vermelding of het om een eigen instrument gaat.

De grondslag hiervoor is de lidmaatschapsovereenkomst of leerlingovereenkomst.

Wij bewaren deze gegevens zolang de lesperiode en/of het lidmaatschap loopt. Wanneer een lid of leerling een eigen instrument gebruikt, kunnen de instrumentgegevens op verzoek als zodanig worden geregistreerd.

2.4 Gastleden en projectdeelnemers

Voor gastleden verwerken wij persoonsgegevens wanneer zij deelnemen aan een project of concertreis.

Deze gegevens gebruiken wij voor informatievoorziening en het opstellen van eenmalige lijsten voor projecten en reizen.

Afhankelijk van de activiteit kunnen wij registreren:

Naam.
Adres, postcode en woonplaats.
Land.
Telefoonnummer (vast en/of mobiel).
E-mailadres.
Geboortedatum.
Instrumentgegevens.

De grondslag voor deze verwerking is de aanmelding als deelnemer aan een project of concertreis.

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal één maand na afloop van het project of de reis.

2.5 Aanvullende gegevens voor projecten en reizen

Voor de organisatie van projecten en concertreizen kunnen project- of reiscommissies eenmalige deelnemerslijsten samenstellen.

Indien gewenst kunnen leden en gastleden aanvullende informatie doorgeven, zoals:

Dieetwensen.
Relevante gezondheidsinformatie.

Door deze gegevens te verstrekken, geeft het lid of gastlid toestemming om deze informatie voor de betreffende activiteit te gebruiken.

Bewaartermijn

De eenmalige lijsten met deze aanvullende gegevens worden binnen één maand na afloop van het project of de reis vernietigd.

2.6 Donateurs: de Concordia Familie

Van donateurs die deel uitmaken van de Concordia Familie verwerken wij persoonsgegevens voor:

Het versturen van nieuws en informatie.
Het informeren over en vragen om donaties.
Het administreren van donateursrechten, waaronder het ontvangen van informatie voor de Concordia Familie.

De grondslag voor deze verwerking is de aanmelding als donateur.

Welke gegevens verwerken wij?

Naam.
Straat, postcode en woonplaats.
Land.
Telefoonnummer (vast en/of mobiel).
E-mailadres.

Wij bewaren deze gegevens zolang iemand als lid van de Concordia Familie staat aangemeld.

2.7 Professionele musici

Leden die professioneel met muziek bezig zijn, kunnen op de website van Harmonie Concordia worden vermeld.

Wij verwerken hun gegevens voor de vermelding op de website en voor de administratie van professionele leden.

Het kan gaan om:

Naam.
Foto.
Instrument.
Werkplek.

De grondslag voor publicatie op de website is de aanmelding voor deze vermelding.

Wij bewaren deze gegevens zolang het lidmaatschap loopt en het betreffende lid toestemming heeft gegeven voor de vermelding.

2.8 Dirigenten en muziekleraren

Van dirigenten en muziekleraren verwerken wij persoonsgegevens voor betalingen en correspondentie. De grondslag hiervoor is het contract met de dirigent of muziekleraar.

Het kan gaan om:

Naam.
Adres, postcode en woonplaats.
Land.
Telefoonnummer.
E-mailadres.
Kopie van een identiteitsbewijs.
Burgerservicenummer (BSN).

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van het contract. Daarna bewaren wij ze maximaal zeven jaar, uitsluitend voor de financiële administratie.

Op basis van het contract wordt de naam van de dirigent op onze website vermeld. Indien gewenst kan aanvullende achtergrondinformatie worden gepubliceerd.

3. Foto’s en video’s

Harmonie Concordia heeft een eigen website, Facebookpagina en YouTube-kanaal. Hierop doen wij verslag van onze activiteiten met teksten, foto's en video's.

Bij het publiceren van beeldmateriaal maken wij steeds een afweging tussen het privacybelang van de betrokkenen en het gerechtvaardigde belang van de vereniging om verslag te doen van haar activiteiten.

4. Camerabewaking

In ons repetitiegebouw beschikt Harmonie Concordia, als aanvulling op de alarminstallatie, over een camerabewakingssysteem.

De camera's registreren bezoekers van het gebouw en de binnenplaats. Dit gebeurt ter bescherming van de eigendommen van de vereniging en haar bezoekers.

Bewaartermijn

De camerabeelden worden maximaal één week bewaard en daarna verwijderd.

5. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Harmonie Concordia verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden of wanneer dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

Limburgse Bond voor Muziekgezelschappen: ledenlijsten in verband met het lidmaatschap van de muziekbond.
Gemeente Roerdalen: leden- en leerlingenlijsten ten behoeve van subsidieaanvragen.
Verzekeraar: een overzicht van instrumenten zonder namen, maar met relevante instrumentgegevens.
Kamer van Koophandel: gegevens van bestuursleden.
Project- en reisorganisaties: eenmalige deelnemerslijsten wanneer dit noodzakelijk is voor de organisatie van een project of concertreis.

Daarnaast maken wij gebruik van externe partijen voor onder andere:

Het beheer en de hosting van onze website.
De online financiële administratie.
Onze Facebookpagina.
Ons YouTube-kanaal.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij afspraken over de beveiliging en bescherming van deze gegevens.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is.

6. Doorgifte buiten de Europese Unie

Harmonie Concordia verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de Europese Unie gevestigd zijn.

7. Persoonsgegevens van minderjarigen

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, verwerken wij persoonsgegevens van minderjarigen jonger dan 16 jaar uitsluitend wanneer hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

8. Bewaartermijnen

Harmonie Concordia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

De specifieke bewaartermijnen per doelgroep en verwerking zijn in de betreffende onderdelen van dit privacybeleid beschreven.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onrechtmatige verwerking.

Daarbij hanteren wij onder andere de volgende maatregelen:

Personen die namens Harmonie Concordia toegang hebben tot persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding.
Onze systemen zijn beveiligd met gebruikersnamen en wachtwoorden.
Wij maken back-ups om gegevens bij fysieke of technische incidenten te kunnen herstellen.
Leden die persoonsgegevens verwerken, zijn geïnformeerd over het belang van privacybescherming.
Persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen op computers met een actueel besturingssysteem en beveiligingssoftware.
Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot persoonsgegevens.
Bestuurs- en commissieleden worden geïnformeerd over de omgang met persoonsgegevens en de bescherming van privacy.

10. Uw privacyrechten

U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt bij Harmonie Concordia een verzoek indienen om:

Uw gegevens in te zien.
Uw gegevens te laten corrigeren wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.
Uw gegevens te laten verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is.
Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Uw gegevens over te laten dragen aan uzelf of, indien mogelijk, rechtstreeks aan een andere partij.
Uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking op uw toestemming is gebaseerd.

Om uw verzoek zorgvuldig te kunnen behandelen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen.

11. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop Harmonie Concordia met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacybescherming in Nederland.

12. Verwerking van gegevens via het sponsorformulier

Wanneer je via het sponsorformulier op onze website een aanvraag indient, verwerken wij de persoonsgegevens die je zelf invult. Het gaat hierbij om:

Naam
E-mailadres
Telefoonnummer (indien ingevuld)
De gekozen sponsormogelijkheid
De inhoud van je bericht of aanvraag

Voor het verzenden van deze gegevens maken wij gebruik van FormSubmit. Dit is een externe dienst die de formuliergegevens namens ons verwerkt en doorstuurt naar het e-mailadres van Harmonie Concordia Melick: post@concordiamelick.nl.

De gegevens worden gebruikt om je aanvraag te behandelen, contact met je op te nemen en eventuele afspraken over sponsoring te bespreken. FormSubmit vermeldt dat ingezonden formulieren gedurende maximaal 30 dagen in het inzendarchief kunnen worden bewaard. Na ontvangst kunnen de gegevens daarnaast in onze eigen e-mailomgeving worden bewaard zolang dat nodig is voor de afhandeling van je aanvraag en eventuele vervolgafspraken.

Wij gebruiken de verstrekte gegevens uitsluitend voor de afhandeling van je aanvraag en delen deze niet met anderen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering daarvan of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Je kunt verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Hiervoor kun je contact opnemen via post@concordiamelick.nl.

Meer informatie over de verwerking van gegevens door FormSubmit vind je in het privacybeleid van FormSubmit.

13. Vragen of contact

Heeft u vragen of opmerkingen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.

Harmonie Concordia Melick

Ter attentie van: Secretaris a.i. Jos Vervuurt

Oranjelaan 11
6074 AT Melick

Telefoon: 06 54 26 17 48
E-mail: post@concordiamelick.nl